BAB I

PENDAHULUAN

I.1        Latar Belakang Makalah

Suatu sistem pada dasarnya adalah sekolompok unsur yang erat hubungannya satu dengan yang lain, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu. Secara sederhana,suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen, atau variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain, dan terpadu.

Informasi merupakan salah satu sumberdaya yang penting dalam suatu organisasi dan digunakan sebagai bahan pengambilan keputusan. Dengan demikian, informasi yang diperoleh harus berkualitas. Untuk mempermudah para pekerja di suatu organisasi dalam memperoleh informasi, maka diperlukannnya teknologi. Secara spesifiknya, organisasi pada umumnya menerapkan sistem informasi.

Sistem informasi merupakan kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Pemanfaatan teknologi informasi menjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri.

Pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis. Faktor yang penting dalam pengelolan sumber daya informasi adalah bagaimana mengembangkan sistem informasi yang sedang akan digunakan.

Pengembangan sistem informasi `ada beberapa cara. Dalam paper ini akan disajikan melalui cara apa saja suatu perusahaan dapat mengembangkan sistem informasi yang sedang atau akan dijalankan.

I.2        Tinjauan Pustaka Pendukung

I.2.1     Pengertian Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan informasi yang diperlukan untuk pengambilan keputusan.

Selain itu, sistem informasi merupakan kombinasi antar prosedur kerja, informasi, orang, dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi. Sistem informasi juga dalam suatu organisasi dapat dikatakan sebagai suatu sistem yang menyediakan informasi bagi semua tingkatan dalam organisasi tersebut kapan saja diperlukan. Sistem ini menyimpan, mengambil, mengubah, mengolah dan mengkomunikasikan informasi yang diterima dengan menggunakan sistem informasi atau peralatan sistem lainnya.

Arsitektur sistem Informasi

Sistem informasi dapat di bentuk sesuai kebutuhan organisasi masing-masing. Oleh karena itu, untuk dapat menerapkan sistem yang efektif dan efisien diperlukan perencanaan, pelaksanaan, pengaturan, dan evaluasi sesuai keinginan masingmasing organisasi. Guna dari sistem yang efektif dan efisien tidak lain untuk mendapatkan keunggulan dalam berkompetisi.

Semua orang dapat menggunakan sistem informasi dalam organisasi, tetapi faktor efisiensi setiap sistem adalah berbeda. Perlu diketahui, perubahan sistem, baik besar maupun kecil, selalu akan melalui tingkatan-tingkatan sebagai berikut :

Tingkat I : Ide, mengetahui perlu adanya perubahan.

Tingkat II : Design, merancang cara pemecahannya.

Tingkat III : Pelaksanaan, menerapkan design ke dalam sistem.

Tingkat IV : Kontrol, memeriksa tingkat pelaksanaan dijalankan sesuai dengan design

Tingkat V : Evaluasi, memeriksa apakah perubahan yang terjadi sesuai dengan tujuan semula.

Tingkat VI : Tindak lanjut, melaksanakn perubahan sesuai dengan hasil evaluasi yang ada.

Klasifikasi Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lain karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada di dalam sistem tersebut. Oleh karena itu, sistem dapat di klasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

  • Sistem abstrak atau sistem fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ideide yang tidak tampak secara fisik,misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem secara fisik, misalnya sistem komputer.

  • Sistem alamiah dan sistem buatan manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia, misalnya sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia merupakan sistem yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin, yang disebut human machine system. Sistem informasi berbasis internet merupakan contoh human machine system karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.

  • Sistem deterministik dan sistem probabilistik

Sistem deterministik adalah sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang dapat diprediksi. Sistem probabilistik dalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilistik.

  • Sistem terbuka dan sistem tertutup

Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan di pengaruhi oleh lingkunagn luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk subsistem lainnya. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak terhubung dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa campur tangan pihak luar.

I.2.2     Teknologi Informasi

Pemanfaatan teknologi informasi menjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri. Terkait dengan hal ini, pengelolaan sumber daya informasi memegang peranan yang sangat penting untuk menunjang suksesnya sebuah bisnis. Dalam sebuah perusahaan, pengelolaan sumber daya informasi biasanya disebut dengan Sistem Informasi Sumber daya Informasi.

Ada banyak hal yang sedang berubah dalam lingkungan Teknologi Informasi sekarang ini, yang berakibat pada para profesional di bidang jaringan. Beberapa di antaranya berhubungan langsung dengan jaringan, beberapa adalah masalah aplikasi dan yang lainnya masalah menghubungkan antara infrastruktur TI dengan sasaran dan tujuan bisnis.

Perubahan itu disebabkan karena:

1) Hilangnya batas-batas geografi

Jaringan korporat tidak lagi terbatas pada satu kota atau Negara . Internet telah mengubah semuanya. Perusahaan-perusahaan besar sekarang tidak lagi memiliki batas-batas yang jelas karena pengguna sekarang memiliki akses jaringan kapan saja dan di mana saja – dari kantor yang jauh sampai hotspot nirkabel umum. Mengatur kinerja dan reliabilitas dari sebuah jaringan perusahaan besar bisa menjadi sangat sulit.

2) Teknologi jaringan yang berevolusi

Jaringan menjadi makin canggih dan perusahaan-perusahaan besar mengimplementasikan makin banyak teknologi yang lebih maju dengan didukung oleh aplikasi yang canggih untuk mencapai keuntungan kompetitif. Pengimplementasian ini mengakibatkan diperlukan infrastrukutr penunjang yang reliable , termasuk tentunya pengembangan jaringan, memperbesar bandwidth, teknologi nirkabel dan teknik routing yang terkini.

3) Implementasi Voice-over-IP

Janji akan adanya penghematan yang luar biasa besar dan pengalaman pengguna yang lebih maju berarti bahwa Voice-over-IP (VoiP) sekarang sedang diimlementasikan oleh banyak organisasi. Hal ini menghasilkan suatu penyatuan baru infrastruktur jaringan yang mendukung baik suara maupun lalu lintas data. Hal ini bisa sangat menantang untuk para prodesional TI yang tidak biasa dengan masalah manajemen. Dan kinerja yang dibutuhkan unik untuk jaringan yang mendukung VoiP. Kecenderungan ini akan berlanjut pada percepatan dan organisasi TI harus dipersiapkan.

4) Ancaman keamanan yang makin luas

Evolusi infrastruktur jaringan yang sedang terjadi ini juga telah menciptakan ancaman keamanan yang makin luas, yang menempatkan setiap bisnis menjadi ber- resiko. Organisasi TI menghabiskan jutaan dolar membangun sebuah infrastruktur keamanan yang kuat untuk melindungi aset informasi mereka, namun tetap saja serangan tetap muncul dari luar – dan dari dalam – perusahaan itu.

5) Konsolidasi data center – Server dan Storage

Untuk mencapai efisiensi dalam manajemen server yang banyak, banyak organisasi mengkonsolidasi beberapa data center – server dan storage. Dalam beberapa kasus, banyak data center diintegrasikan menjadi hanya satu. Jelas ada banyak keuntungan seperti penghilangan pengulangan yang tidak perlu dan biaya, serta menyederhanakan administrasi data center. Meski demikian, tugas dari manajemen jaringan dan aplikasi menjadi jauh lebih kompleks karena baik pengguna lokal maupun yang jauh perlu masuk ke dalam sumber yang sama pada saat yang bersamaan.

6) Aplikasi multi-tier

Dalam data center, kita akan melihat lebih banyak aplikasi multi-tier, di mana sebuah transaksi ERP, contohnya, mungkin melibatkan proses server web, server aplikasi, dan back end database. Juga, mungkin ada load balancers, server Citrix, authentication systems, SSL proxy servers, dan lebih terlibat dalam transaksi. Semuanya ini mungkin akan memperlambat waktu tanggap, mempengaruhi kinerja, dan menciptakan tantangan bagi para manager jaringan.

7) Web services dan aplikasi

Web services juga mewakili jenis lain dari tantangan kinerja aplikasi, karena komponen aplikasi menjadi terdistribusi dan digunakan bersama oleh banyak organisasi, dibandingkan dengan sentralisasi di data center.

8) Aturan-aturan kepatuhan

Karena informasi sensitif lalu lalang di berbagai macam jaringan penghubung, menjadi makin penting bagi bisnis untuk memastikan bahwa informasi rahasia dan pribadi tetaplah rahasia dan pribadi, sesuai dengan aturan-aturan kepatuhan yang makin banyak.

9) Manajemen service level

Perlunya TI mengatur dan melaporkan service levels aplikasi dan jaringan seluruh perusahaan beserta partner bisnisnya menjadi makin penting. Manajer TI makin memegang peran untuk memastikan kualitas layanan dalam lingkungan yang terdistribusi dan kompleks. Memenuhi kebutuhan ini mungkin – hanya jika jaringan dilengkapi dengan alat-alat dan teknologi yang tepat untuk memberi para profesional TI keluasan dan kedalaman informasi yang mereka butuhkan untuk melakukan pekerjaan mereka dengan efektif.

10) Menyesuaikan dengan prioritas bisnis

Pemanfaatan teknologi informasi menjadi suatu keharusan yang tidak dapat dihindari oleh setiap perusahaan yang ingin menempatkan dirinya pada posisi paling depan dalam suatu industri.

Akhirnya, tujuan akhir dari semua manajemen TI – termasuk manajemen service level – adalah untuk memastikan bahwa kinerja semua sumber daya TI yang kritis disesuaikan dengan baik sejalan dengan prioritas bisnis. Dalam perusahaan sekarang, proses penyesuaian dan penyetelan kinerja secara terus menerus sangat kritis karena TI memberikan mesin dasar yang memberi kekuatan pertumbuhan dan produktifitas bisnis. Tapi, sekali lagi, efektifitas akhir usaha-usaha penyesuaian bisnis dan TI dimulai dengan alat-alat manajemen aplikasi dan jaringan yang efektif.

I.3        Tujuan Penulisan

  1. Keuntungan dan kelemahan dari insourcing
  2. Keuntungan dan kelemahan dari outsoursing

BAB II

PEMBAHASAN

Bisnis saat ini berkembang sangat pesat, yang menyebabkan persaingan antar perusahaan menjadi semakin ketat. Banyak sekali operasional dalam perusahaan yang harus dilakukan dalam mewujudkan target dari perusahaan. Seorang manajer harus dapat mengambil keputusan dalam pengerjaan operasional suatu perusahaan. Manajer perlu memperhitungkan beberapa faktor dalam mengelola pengerjaan operasional perusahaan seperti faktor waktu, biaya, sumber daya manusia, dan lain sebagainya.

Semakin banyaknya organisasi-organisasi yang mengimplementasikan IT (information technology) di lingkungan internalnya merupakan salah satu tolok-ukur meningkatnya kesadaran lembaga atas akselerasi, efisiensi maupun efektifitasnya.

Banyak strategi yang sudah ditempuh oleh organisasi-organisasi. Mulai dari yang sifatnya try and error hingga menerapkan framework menurut best-practices yang sudah disusun oleh berbagai kalangan menurut kebutuhannya masing-masing.

Ada beberapa pendekatan dalam mengelola pengerjaan operasional atau pengerjaan suatu proyek dalam perusahaan, yaitu pendekatan insourcing, dan pendekatan outsourcing.

Pola umum yang digunakan oleh setiap organisasi tersebut dalam strateginya adalah melakukan alih-sumberdaya (outsourcing), mengelolanya secara mandiri dengan tim internal maupun kombinasi di antara kedua pola tersebut.

Sebagai seorang  developer, konsultan, auditor dan pemegang kendali manajemen maka saat memutuskan apakah kita akan melakukan skema outsourcing atau insourcing atau gabungan keduanya dapat melakukan pertimbangan-pertimbangan sebagai berikut:

Dinamika Organisasi

Setiap organisasi selalu memiliki dinamika. Dinamika tersebut merupakan sebuah kelaziman bahkan keharusan bagi organisasi tersebut. Dengan demikian strategi organisasi pun harus mampu beradaptasi dengan dinamika tersebut agar selalu mampu memenangi kompetisi dan bertahan. Salah satu strategi paling umum dalam beradaptasi dengan dinamika tersebut adalah membuat sistem yang mampu dieksekusi secara efisien, efektif dan tidak bergantung kepada pihak manapun.

Manajemen Perubahan Organisasi

Perubahan adalah sebuah keniscayaan. Pilihan setiap individu maupun organisasi untuk tetap menjadi pemenang atau minimalnya bertahan di dalam hidup ini adalah mampu beradaptasi dengan perubahan yang ada. Tentu saja perubahan tersebut harus dapat dimanfaatkan sebesar-besarnya supaya memberikan keuntungan kepada kita. Upaya pemanfaatan tersebut harus dikelola dengan sebuah sistem manajemen perubahan supaya setiap individu di dalam organisasi mampu beradaptasi secara proporsional dengan gesekan seminimal mungkin. Sebagai salah satu pilar strategis organisasi yaitu pemanfaatan IT menuntut hal yang sama. Pemanfaatan IT harus dikelola dalam sebuah sistem manajemen perubahan tersebut. Hal ini tentu saja kembali lagi pada kalkulasi yang kita lakukan. Kalkulasi yang terkait dengan efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan atas sumber daya individual maupun eksternal.

Ketersediaan Sumber Daya

Setiap strategi selalu bergantung dari daya dukung sumber daya yang dimilikinya. Strategi terbaik adalah perencanaan yang disusun dengan berbasiskan sumber daya empiris yang dimiliki dan kemampuan untuk memanfaatkannya semaksimal mungkin. Kemampuan untuk bersikap realistis terhadap ketersediaan sumber daya merupakan hal penting dalam implementasi IT di dalam organisasi. Jika sumber daya yang tersedia tidak dapat mendukung strategi obyektif organisasi maka pilihannya adalah melakukan alih-sumberdaya (outsourcing) atau mengubah strategi tersebut menjadi mengikuti kemampuan daya dukung sumber daya yang tersedia.

Keterkaitan dengan Pihak-Pihak Eksternal

Seluruh organisasi selalu memiliki hubungan dan keterkaitan dengan pihak-pihak di luar organisasi tersebut dengan berbagai tujuan serta kebutuhan. Pihak-pihak eksternal tersebut memiliki kontribusi dalam membesarkan atau mungkin menghancurkan organisasi. Tata-kelola IT di dalam organisasi berdampak terhadap pihak-pihak eksternal tersebut.

Dinamika dan Perubahan di Bidang Teknologi

Saat ini teknologi berubah sangat cepat pemutakhirannya. Namun kita jangan terjebak dengan dinamika dan perubahan teknologi tersebut. Hal terpenting yang harus diingat adalah kenyataan bahwa teknologi hanya sekedar alat. Secanggih apapun alat yang organisasi gunakan, tidak akan memberikan manfaat apapun jika tidak digunakan secara tepat-guna dan berdaya-guna. Namun tetap harus fokus pada tujuan terpenting organisasi mengenai efisiensi, efektifitas dan ketidakbergantungan terhadap pihak lain.

Di bawah ini akan dijabarkan keuntungan dan kerugian dari menggunakan kedua outsourcing dan insourcing bagi perusahaan

II. 1     Insourcing

Saat ini banyak perusahaan yang mengadakan sistem informasi dengan cara melakukan pengembangan sendiri atau yang dikenal dengan istilah in-sourcing.  In-sourcing adalah suatu model pengembangan dan dukungan sistem teknologi informasi yang dilakukan oleh para pekerja di suatu area fungsional dalam organisasi (misalnya Akunting, Keuangan, dan Produksi) dengan sedikit bantuan dari pihak spesialis sistem informasi atau tanpa sama sekali. Model ini dikenal juga dengan istilah end-user computing atau end-user development.

Pengembangan ini dilakukan oleh para spesialis sistem informasi yang berada dalam departemen EDP (Electronic Data Processing), IT (Information Technology), atau IS (Information System). Pengembangan sistem umumnya dilakukan dengan menggunakan SDLC (Systems Development Life Cycle) atau daur hidup pengembangan sistem. Dengan menggunakan SDLC ini, organisasi akan mengikuti 6 langkah penting, yang mencakup berbagai tahapan berikut :

  1. Perencanaan, yaitu membentuk rencana pengembangan sistem informasi yang memenuhi rencana-rencana strategis dalam organisasi.
  2. Penentuan lingkup, yaitu menentukan lingkup sistem yang diusulkan untuk dibangun.
  3. Analisis, yaitu menentukan kebutuhan-kebutuhan sistem yang diusulkan.
  4. Desain, yaitu merancang sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan yang diperoleh pada tahapan analisis.
  5. Implementasi, yaitu membuat sistem dan menyiapkan infrastruktur untuk sistem.
  6. Pemeliharaan, yaitu mendukung sistem yang telah berjalan.

Menurut Mary Amiti dan Shang-Jin Wei berdasarkan researchnya di katakan bahwa untuk di negara Amerika dan negara-negara industri lainnya perusahaan yang memakai insourcing lebih banyak daripada perusahaan yang menggunakan tenaga outsourcing, karena walaupun tenaga outsourcing berdasarkan hasil survey banyak perusahaan yang menggunakannya dan angkanya terus meningkat tetap saja masih lebih rendah di bandingkan dengan insourcing. Berdasarkan Rudy dan Mary di dalam www.accessmylibrary.com ada 4 pola dasar dari pada insourcing :

  1. Eksekutif senior meminta internal manager IT untuk memotong biaya. Inilah yang menjadi tekanan yang menakutkan dalam suatu perusahaan, ketika eksekutif senior menyuruh mencari cara lain untuk mengurangi biaya termasuk di dalamnya biaya IT. Eksekutif senior selalu mempertanyakan apa keuntungan yang di dapat ketika meningkatnya IT di dalam perusahaannya dan meminta IT manager untuk mengurangi biayanya. Dan IT manager selalu mengatakan pembelaannya bahwa user selalu menolak taktik pihak IT dalam mengurangi biaya. Internal IT selalu berulangkali berusaha untuk mengurangi biaya dengan mengkonsolidasikan tiga data utama mereka, tetapi unit manager bisnis menolaknya. Karena itulah pihak IT manager mempersiapkan suatu team. Team ini mempersiapkan penawaran data yang kuat dalam cara mengurangi biaya.termasuk konsolidasi data utama. Departemen internal IT memutuskan tawaran dan mengkonsolidasi data center, menginstal automation di dalam tape library, mengatur ulang work flows, menstadarisasikan perangkat lunak, mengadakan system chargeback baru yang mengurangi permintaan user yang terlalu banyak. Tactic ini dapat mengurangi headcount sebesar 51 & dan biaya sebesar 43 %.
  2. Pihak IT Manager memutuskan kontrak outsourcing yang banyak memiliki kekurangan. Ada saatnya seperti dalam kasus yang ada, ketika senior management membuat suatu kontrak dengan pihak outsourcing dimana senior management menggunakan 80% biaya outsourcing IT dan menggunakan konrak jangka panjang. Tetapi karena di dukung dengan negosiasi yang buruk membuat biaya untuk IT menjadi meningkat, dan pelayanan semakin memburuk. Karena itulah pihak senior IT mengambil langkah untuk segera menghentikan kontrakdan membangun internal IT didalam perusahaannya. Dan akhirnya senior management dan para pengguna ICT setuju dan mendukung rencana senior IT tersebut. Sehingga pihak IT senior membangun suatu internal IT departemen yang dimana kegiatannya, membeli mesin yang baru, membeli paket software, memperkerjakan 40 analyst programmer dari pihak vendor outsource. Sehingga pihak pengguna senang dengan pelayanan yang ada, dan biaya IT lebih rendah daripada nilai kontrak yang pernah ada.
  3. IT Manager mempertahankan insourcing. Ada saatnya ketika pihak IT Manager harus mempertahankan untuk melakukan insourcing. Kelihatan di beberapa kasus yang ada, ketika pihak direktur IS menginvestigasi pihak outsourcing saat para pengguna mengadukan ke pihak senior management mengenai adanya kekurangan layanan pada area aplikasi mereka. Pihak direktur IS mengatakan bahwa adanya permintaan para pengguna yang jauh melewati dari sumber yang ada, mengarah kepada penyimpanan aplikasi yang besar. Setelah melewati beberapa analisa, pihak direktur IS pun membuat suatu laporan yang berisikan mengapa perusahaan tersebut harus tetap menggunakan insourcing, dan menerangkan bahwa menggunakan insourcing akan jauh mengurangi biaya di bandingkan menggunakan outsourcing.
  4. Eksekutif senior menegaskan nilai dari IT. Ini adalah pola dasar yang mengindentifikasi di mana insourcing tidak menghasilkan hasil yang signifinakan di mana dapat mengurangi biaya IT tetapi keputusan untuk mengambil langkah insourcing masih di pertimbangkan berhasil karena di perusahaan di berlakukan lagi dan legitimasi lebih jauh ke internal sourcing.

Sistem insourcing ini memiliki keuntungan dan kerugian, yaitu:

Keuntungan:

  1. High Degree Of Control : Penggunaan step-by-step yang terstruktur, memiliki kemampuan untuk melihat secara keseluruhan dari proses
  2. System yang dibuat dapat direncanakan secara terstruktur sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
  3. Pekerjaan dapat dilakukan oleh orang yang ahli dalam bidang tersebut.
  4. Membutuhkan penyampaian nilai kunci sebelum melanjutkan proses selanjutnya, untuk memverify benarnya setiap proses.
  5. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri.
  6. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk pekerja outsource.
  7. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transport, dll.
  8. Tidak terikat pada Service Level Agreements (SLA) yang biasa dilakukan jika perusahaan melakukan outsource.
  9. Pengaturan yang lebih fleksibel. Hal ini memberikan perusahaan, unit bisnis TI kemampuan untuk memvariasikan tingkat pelayanan yang dibutuhkan.
  10. Merespon dengan cepat terhadap perubahan kebutuhan bisnisdan berinovasi lebih cepat, yang membuat awal untuk menyelesaikan siklus waktu lebih cepa
  11. Lebih ekonomis dalam hal ruanglingkup dan ukuran.
  12. Cocok diintegrasikan dengan lebih baik terhadap sistem yang sudah ada
  13. Proses pengembangan sistem dapat dikelola dan dimodifikasi serta dikontrol keamanan akses (security acces)
  14. Mudah meng-upgrade tambahan aplikasi yang dikehendaki
  15. Umumnya sistem merupakan perangkat lunak yang berkualitas tinggi karena sudah dilakukan uji-coba sebelum diserahkan, sehingga kemungkinan terkena bug sangat kecil.
  16. Dapat dijadikan sebagai keunggulan kompetitif (competitif advantage)
  17. Dokumentasi lebih lengkap

Kerugian:

  1. Tidak efisien untuk project kecil karena panjangnya structure approach yang digunakan.
  2. Adanya communication gap antara IT Specialist dan pengguna.
  3. Adanya resiko yang harus ditanggung jika terjadi masalah atau salah dalam pendefinisian kebutuhan pada awal.
  4. Perusahaan perlu memperhatikan masalah investasi dari pengembangan sistem informasi, jangan sampai pengembangan memakan waktu terlalu lama yang akan memangkas biaya lebih lagi.
  5. Mengurangi fleksibilitas strategi.
  6. Membutuhkan investasi yang tinggi.
  7. Dalam insourcing biasanya menggunakan pendekatan SDLC biasa disebut sebagai pengembangan tradisional dan mempunyai kelemahan yakni pengembangannya lambat dan mahal. Selain itu, pemakai akhir kurang terlibat sehingga rawan terhadap ketidakcocokan dengan yang diinginkan oleh pemakai
  8. Kemungkinan program mengandung bug sangat besar
  9. Kesulitan dalam menyatakan kebutuhan perusahaan pengembangan memahami mereka dan seringkali hal ini membuat para pengembang merasa putus asa.
  10. Ketersediaan  SDM yang ahli dalam bidang TI dan SI sangat terbatas
  11. Memerlukan pelatihan bagi operator dan programer
  12. Banyak data yang perlu dikelola
  13. Dapat membuat sistem informasi berkembang tanpa dapat dikendalikan
  14. Sistem tidak selalu memenuhi dengan standar jaminan mutu
  15. Ada kemungkinan paket tidak mendukung fungsi-fungsi yang spesifik dalam perusahaan
  16. Perangkat lunak tidak efisien kalau menggunakan sistem buatan sendiri (karena umumnya paket dibuat seumum mungkin sehingga dapat dipakai oleh perusahaan tertentu saja)
  17. Evaluasi paket sistem menyita waktu dan banyak biaya
  18. Ada kemungkinan paket hanya jalan pada jenis perangkat keras tertentu (tidak kompatibel dengan perangkat yang sudah tersedia)

II.2      Outsourcing

Istilah outsourcing berasal dari kata “outsource” yaitu suatu bentuk kegiatan yang mempercayakan sebuah proses aktifitas kerja terhadap pihak lain diluar perusahaan.  Definisi outsource berdasarkan kutipan dari wikipedia.org yaitu : “outsourcing is subcontracting a process, such as product design or manufacturing, to a third-party company. The decision to outsource is often made in the interest of lowering firm costs, redirecting or conserving energy directed at the competencies of a particular business, or to make more efficient use of labor, capital, technology and resources.”. Dari definisi diatas dapat diterjemahkan bahwa outsourcing adalah pengalihan aktivitas pekerjaan penunjang yang biasa dilakukan secara internal di perusahaan kepada pihak pengelola jasa pekerjaan yang memiliki keahlian dan pengalaman dalam menangani aktivitas pekerjaan tersebut, yang dilakukan perusahaan sebagai bentuk pendekatan efektifitas pengelolaan biaya dalam pemenuhan kebutuhan tenaga kerja

Secara umum outsourcing diartikan sebagai pemindahan atau pendelegasian beberapa proses bisnis kepada suatu badan penyelia jasa. Dimana badan penyelia jasa tersebut melakukan proses administrasi dan manajemen berdasarkan definisi serta criteria yang telah disepakati. Outsourcing hadir karena adanya keinginan dari perusahaan (perusahaan pengguna / pemesan – user/principal) untuk menyerahkan sebagian kegiatan perusahaan kepada pihak lain (perusahaan outsourcing) agar ia dapat berkonsentrasi penuh pada proses bisnis perusahaan (core business) Biar lebih kompetitif tujuannya.

Menurut Beaumont dan Sohal, mengatakan bahwa outsourcing merupakan trend yang digunakan untuk menyelesaikan permasalahan-permasalahan yang terjadi akhir-akhir ini, sedangkan Gibson mengatakan bahwa outsourcing merupakan perpindahan rutinitas usaha ke sumber daya yang ada di luar, dan Brooks mengatakan bahwa outsourcing merupakan upaya untuk mendapatkan barang atas jasa dari supplier luar atau yang beroperasi di luar negri dalam rangka memotong biaya.

Terakhir dilihat dari pandangan Bridges dikatakan bahwa ada 3 komponen dari outsourcing : 1). IT, yang merupakan perkembangan dari teknologi informasi, 2). Komunikasi, yang merupakan bagaimana bentuk dari kinerja suatu perusahaan berdasarkan lancar tidaknya komunikasi yang terjalin, 3). Struktur organisasi perusahaan.

Jasa IT yang biasanya di outsourcing adalah jaringan, desktop, aplikasi dan web hosting. Carrie dan Indrajit membedakan IT outsourcing kedalam 4 bagian, yaitu :

  1. Total Outsourcing, yaitu sepenuhnya menyerahkan semuanya ke pihak lain, baik hardware, software, dan brainware.
  2. Total Insourcing, peminjaman atau penyewaan sumber daya manusia yang dimiliki oleh pihak lain yang di pakai dalam jangka waktu tertentu.
  3. Selective Sourcing, perusahaan memilah-milah bagian mana yang akan di serah ke pada pihak lain, dan bagian yang tidak di berikan tersebut akan dikelola oleh perusahana sendiri.
  4. De facto insourcing, menyerahkan semua yang menyangkut IT ke perusahaan lain dikarenakan adanya latar belakang sejarah.

Iklim bisnis saat ini telah menempatkan outsourcing TI pada tingkatan yang sama dengan layanan outsourcing lainnya, seperti human resources (personalia), accounting, fasilitas/peralatan kantor, dan lain sebagainya. The Gartner Group telah melakukan studi rinci tentang tingkat adopsi outsourcing oleh industri. Angka tertinggi untuk TI dan proses bisnis outsourcing terlihat pada industri di bawah ini:

  • Jasa Keuangan
  • Manufaktur
  • Pemerintahan

Apa yang mendorong outsourcing? Industri-industri ini mengutip alasan mereka melakukan outsourcing:

  • Jasa Keuangan – Standardisasi teknologi perusahaan
  • Manufaktur – Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
  • Pemerintahan – Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
  • Kesehatan – Pengurangan biaya
  • Retail – Efisiensi Operasional
  • Transportasi – Standarisasi teknologi perusahaan
  • Komunikasi – Memungkinkan staf internal TI untuk fokus pada proyek-proyek strategis
  • Energy – Pengurangan biaya

Mengapa perusahaan melakukan Outsourcing

  • Meningkatkan fokus perusahaan.
  • Memanfaatkan kemampuan kelas dunia.
  • Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari proses re-engineering.
  • Membagi resiko.
  • Sumber daya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
  • Memungkinkan tersedianya dana kapital
  • Menciptakan dana segar.
  • Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi.
  • Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri.
  • Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau diolah.
  • Meningkatkan focus bisnis karena telah melimpahkan sebagian operasionalnya kepada pihak lain
  • Membagi resiko operasional Outsourcing membuat resiko operasional perusahaan bisa terbagi kepada pihak lain
  • Sumber daya perusahaan yang ada bisa dimanfaatkan untuk kebutuhan yang lainnya
  • Mengurangi biaya karena dana yang sebelumnya digunakan untuk investasi bisa difungsikan sebagai biaya operasional
  • Memperkerjakan sumber daya manusia yang berkompeten karena tenaga kerja yang disediakan oleh perusahaan outsourcing adalah tenaga yang sudah terlatih dan kompeten dibidangnya
  • Mekanisme control menjadi lebih baik.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam Outsourcing

  • Menentukan pengembang yang ditunjuk untuk membangun sistem informasi dengan hati-hati. Sebaiknya, pihak luar yang dipilih memang benar-benar telah berpengalaman
  • Menandatangani kontrak. Kontrak dimaksudkan sebagai pengikat tanggung jawab dan dapat dijadikan sebagai pegangan dalam melanjutkan atau menghentikan proyek jika terjadi masalah selama masa pengembangan
  • Merencanakan dan memonitor setiap langkah dalam pengembangan agar keberhasilan proyek benar-benar tercapai. Kontrol perlu diterapkan pada setiap aktivitas dengan maksud agar pemantauan dapat dilakukan dengan mudah
  • Menjaga komunikasi yang efektif antara personil dalam perusahaan dengan pihak pengembang dengan tujuan agar tidak terjadi konflik atau hambatan selama proyek berlangsung
  • Mengendalikan biaya dengan tepat dengan misalnya memperhatikan proporsi pembayaran berdasarkan persentasi tingkat penyelesaian proyek.

Tahapan Outsourcing

Era informasi yang mendukung keunggulan kompetitif kebutuhan organisasi akan outsourcing menjadi penting, kesamaan dari argumen dari dampak outsourcing pengendalian resiko dan proses seleksi provider atau peng-outsource baik dari sisi internal maupun sisi eksternal yang dipengaruhi oleh empat frame organisasi yaitu struktural, sumber daya manusia, politikal, dan simbolik untuk tercapainya objektivitas organisasi. Secara umum proses outsourcing dapat dilakukan dengan planning, outsourcing, seleksi strategi, cost analysis, seleksi vendor outsourcing, negosiasi, transisi resource dan hubungan manajemen. Cost analysis dalam kerangka outsourcing merupakan, aktivitas pendataan main cost dari aktivitas yang di outsource kan sebelum dan sesudah, dan evaluasi dampak business value dengan mempertimbangkan :

  1. Pengelompokkan biaya yang berpengaruh/signifikan, gunakan hukum pareto (80/20), aktivitas biaya-biaya yang akan dioutsource dicatat dan dimonitor.
  2. Sebelum melakukan outsourcing perhitungkan biaya biaya yang telah dikelompokkan, apakah nantinya memiliki keuntungan.
  3. Setelah Outsource, hitung ulang seperti langkah 2 dan analisa dampak setelah outsource.
  4. Gunakan cost-benefit analysis untuk mendapatkan hasil dari outsourcing apakah berdampak negatif atau posifit untuk perusahaan.

Adapun tahapan dalam outsourcing life cyle yang menurut IT Governance dalam Governance of Outsourcing (2005) , organisasi untuk mengadopsi best practice, outsourcing life cycle harus mengerti operasional dan strategikl sebagai dukungan control tiap tahan life cycle. Tujuan lebih luas dengan menerapkan model life cycle, organisasi akan lebih baik mengelola, mengurus, mengalokasikan sumber daya secara efektif lintas area selanjutnya. Dengan mempertimbangkan :

  1. Memastikan bawah outsourcing adalah sesuai yang mungkin dapat diterima dengan pemahaman bisnis organisasi dan operasi strategi (baik rancangan strategis maupun rancangan taktikal).
  2. Menentukan tipe outsourcing dan hubungannya dengan kebutuhan konsumsi jasa, sedangkan ini adalah terpisah, konsisten dan mempunyai karakteristik yang sederhana, hubungan berdasarkan pasar (market-based).
  3. Membangun proses aturan outsourcing dan kerangka sebelum kontrak ditandatangani. Ini menyediakan acuan untuk aturan dan menunjang semua bagian untuk melihat tujuan kontrak, harapan, peranan, tangung jawab inisiatif aturan (responsibilities of the governance initiative).
  4. Lakukan penelitian. Organisasi harus melakukan penelitian pada organisasinya sendiri (untuk memahami, mengukur, dan memenuhi persyaratan kebutuhan outsourcing) dan memilih provider/peng-outsource yang potensial dapat melakukannya.
  5. Lakukan negosiasi ulang kontrak untuk jangka waktu tertentu untuk memastikan harapan dan rencana apakah telah tercapai, bila perlu mendapatkan alternatif dengan calon provider lain.

Faktor Penentu Keberhasilan Outsourcing

  • Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
  • Memiliki visi dan perencanaan strategis.
  • Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
  • Melakukan pengawasan dan pengelolaan terus menerus terhadap hubungan antarperusahaan dan pemberi jasa.
  • Memiliki kontrak yang cukup tersusun dgn baik
  • Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok terkait.
  • Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan manajemen
  • Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yg menyangkut karyawan

Keuntungan:
1. Skalabilitas & Kemampuan Beradaptasi

Membangun dan memelihara infrastruktur IT membutuhkan banyak waktu. Sektor IT menjadi lebih kompetitif, sehingga mengambil terlalu banyak waktu untuk penerapan satu teknologi akan sangat berisiko. IT outsourcing memungkinkan percepatan adaptasi dan transformasi bisnis Anda terhadap perubahan pasar atau ancaman para pesaing.

2. Penghematan Biaya (Cost Saving)

Kecenderungan kegiatan bisnis yang saat ini terlihat jelas adalah bahwa perusahaan menggeser aplikasi bisnis berbasis web. Ketercapaian ini akan sangat tergantung pada ketersediaan dukungan aplikasi web selama 24/7. Biaya yang ditimbulkan untuk mendukung upaya ini pun mungkin akan mengejutkan. Perusahaan perlu database administrator, ahli jaringan, pakar keamanan dan sekitar 24 jam dukungan teknis untuk membantu pengguna dan pelanggan. Penghematan biaya dengan outsourcing fungsi-fungsi IT ini, tentunya akan berdampak sangat signifikan.

3. IT Staffing

Sebagian besar perusahaan saat ini menjadi sadar akan banyaknya faktor yang perlu dipertimbangkan dalam perekrutan staf IT, antara lain:

  • Training, staf IT memerlukan update skill secara terus-menerus untuk tetap mampu memenuhi kebutuhan teknologi. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang dapat mengagregat biaya pelatihan terhadap beberapa pekerja IT.
  • Turn over dan dampak kehilangan personil kunci IT dapat mempengaruhi hilangnya pengetahuan dan prosedur-prosedur IT. Bandingkan ini dengan Managed IT Vendor yang memiliki kolam besar pekerja terampil dan dapat mengurangi hilangnya personil kunci.
  • Biaya karyawan, pajak dan biaya sumber daya manusia lain yang bekerja in-house dapat bertambah secara signifikan. Bandingkan dengan Managed IT Vendor yang dapat memberikan layanan ini dengan tarif tetap, terprediksi dan terukur.
  1. Perusahaan dapat menfokuskan diri dengan kegiatan yang merupakan core bisnisnya
  2. Nilai biaya yang diperlukan untuk proses tersebut sudah pasti (fixed cost).
  3. Dapat memanfaatkan kompetensi dari perusahaan lain.
  4. Tidak dipusingkan dengan kegiatan yang bukan merupakan kompetensi perusahaan.
  5. Dapat mengeksploitasi skill dan kepandaian yang berasal dari perusahaan atau organisasi lain dalam mengembangkan produk yang diinginkan.
  6. Dapat memprediksi biaya yang dikeluarkan untuk kedepannya.

10.  Dapat digunakan untuk meningkatkan kas dalam aset perusahaan karena tak perlu ada aset untuk teknologi informasi

11.  Mendapatkan kepakaran yang lebih baik dan teknologi yang lebih maju

12.  Menyingkat waktu pengembangan

13.  Menghilangkan penyediaan sarana saat beban puncak terjadi (yakni ketika terjadi masa-masa pembeli membanjir) dan cukup melakukan pengeluaran biaya sesuai dengan tambahan layanan yang diberikan oleh pihak luar

14.  Memfasilitasi downsizing, sehingga perusahaan tak perlu memikirkan pengurangan pegawai

15.  Biaya relatif murah-mahal tergantung jenis program yang dibeli (save money – great ROI

16.  Dapat membeli partner/provider sesuai anggaran dan kebutuhan

Kerugian:

  1. Menambahkan dependency ke pihak external
  2. Mengurangi teknikal know how untuk inovasi kedepannya, karena pekerjaan dilakukan oleh perusahaan outsource.
  3. Adanya kebocoran informasi kepada pihak perusahaan outsource
  4. Kurangnya perusahaan dalam mengerti teknik sistem informasi agar bisa dikembangkan atau diinovasi di masa mendatang, karena yang mengembangkan tekniknya adalah perusahaan outsource.
  5. Menurunkan kontrol perusahaan terhadap sistem informasi yang dikembangkan.
  6. Informasi-informasi yang berhubungan dengan perusahaan kadang diperlukan oleh pihak pengembang aplikasi, dan kadang informasi penting juga perlu diberikan, hal ini akan menjadi ancaman bagi perusahaan bila bertemu dengan pihak pengembang yang nakal.
  7. Ketergantungan dengan perusahaan lain yaitu perusahaan pengembang sistem informasi akan terbentuk.
  8. Produktivitas justru menurun jika perusahaan outsourcing yang dipilih tidak kompeten
  9. Wrong man on the wrong place jika proses seleksi, training dan penempatan tidak dilakukan secara cermat oleh perusahaan outsourcing
  10. Terkena kewajiban ketenagakerjaan jika perjanjian kerjasama dengan perusahaan outsourcing tidak diatur dengan tegas dan jelas diawal kerja sama
  11. Regulasi yang belum kondusif akan membuat penentuan core dan non core juga belum jelas
  12. Pemilihan perusahaan jasa outsourcing yang salah bisa berakibat beralihnya status hubungan kerja dari perusahaan pemberi jasa pekerja ke perusahaan penerima jasa pekerja
  13. Kehilangan kendali terhadap sistem dan data karena bisa saja pihak outsourcer menjual data ke pesaing
  14. Mengurangi keunggulan kompetitif karena pihak outsourcer tidak dapat diharapkan untuk menyediakannya karena juga harus memikirkan klien lain
  15. Menjadi sangat bergantung pada pihak luar sehingga sangat sulit bagi perusahaan untuk mengambil alih kembali sistem yang sedang berjalan
  16. Sulit untuk dimodifikasi (lisensi)
  17. Harus membayar lisensi dan perubahan/modifikasi
  18. Perlu pelatihan dan biaya pelatiha
  19. Data perusahaan dapat diketahui pihak ke-3

II.3      Pemilihan Vendor

Perusahaan dituntut untuk dapat memahami dasar pertimbangan dalam pemilihan vendor. Faktor-faktor yang harus diperhatikan antara lain pengetahuan dan kemampuan dalam industri yang dibidanginya (industry knowledge), kemampuan teknis, kemampuan keuangan dan kemampuan dalam menyampaikan infrastruktur jasa yang dikelolanya.

Sistem informasi dan organisasi merupakan dua hal yang saling mempengaruhi. Sistem informasi harus disesuaikan dengan organisasi agar dapat menyediakan informasi yang dibutuhkan pada suatu bagian tertentu yang penting pada organisasi. Pada saat yang sama, organisasi harus waspada dan terbuka terhadap pengaruh sistem informasi supaya mendapat keuntungan dari teknologi baru. Interaksi antara teknologi informasi dan organisasi sangat kompleks dan dipengaruhi oleh banyak faktor mediasi yang besar, yaitu struktur organisasi, SOP (Standard Operating Procedures), politik, kultur, lingkungan sekitar, dan keputusan manajemen.

Para manajer harus waspada karena sistem informasi mampu mengubah kehidupan organisasi. Sistem informasi tidak bisa sukses merancang sistem baru atau memahami sistem yang sudah ada tanpa memahami organisasi. Para manajer perlu memutuskan sistem apa yang akan dibangun, apa yang akan dikerjakannya, serta bagaimana pengimplementasiaannya.

Namun harus diingat bahwa yang paling penting bukanlah besar atau kecilnya nilai dari belanja aktiva tersebut. Tetapi lebih kepada analisis kelayakan biaya serta keuntungan yang dapat diperoleh dari implementasi IT organisasi tersebut. Memang masalah analisis kelayakan biaya ini relatif masih asing bagi sebagian besar organisasi. Tapi pada dasarnya yang harus dipegang adalah komitmen dari SLA (services level agreement) yang disepakati antara organisasi dengan pihak outsourcing provider.

Sehingga selain masalah finansial, aspek legalitas pun harus diperhatikan. Jaminan atas kualitas dukungan pihak eksternal terhadap organisasi adalah hal penting yang harus dikendalikan. Perusahaan harus meminta jaminan pelaksanaan apakah dalam bentuk bank guarantee atau reasuransi kerugian dari perusahaan asuransi yang legal dan diijinkan beroperasi oleh pemerintah.

Sedangkan dari sisi teknis, buatlah SRS (software requirements specification) yang sedetil, sejelas dan selengkap mungkin sehingga tidak menyebabkan multi-tafsir di dalam pelaksanaan kontrak kerjasama dengan pihak eksternal.

BAB III

KESIMPULAN

Dari pembahasan mengenai kedua pendekatan pengembangan proyek yaitu out-sourcing, maupun in-sourcing. Kedua pendekatan memiliki keunggulan dan kelemahan masing-masing. Sebenarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan mana yang buruk, tapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi perusahaan. Ada pula perusahaan yang tidak hanya menggunakan satu pendekatan, namun dua pendekatan sekaligus digunakan.

Jika suatu perusahaan kekurangan pekerja, kemudian tidak memiliki waktu dan tenaga untuk mengembangkan aplikasi secara internal, maka out-sourcing dapat menjadi pilihan bagi perusahaan tersebut dalam mengembangkan proyek atau operasional perusahaannya. Out-sourcing dalam hal ini akan membantu perusahaan untuk memangkas waktu, memangkas effort atau usaha yang dilakukan, dan juga memangkas penggunaan tenaga kerja, dan juga memberikan hasil bagi perusahaan.

Jika perusahaan memerlukan jasa yang membutuhkan keahlian pada area tertentu yang bukan merupakan core competency dari perusahaan, maka out-sourcing kembali jadi pilihan disini, karena dengan out-sourcing dapat memberikan akses pada jasa keahlian, dan juga dapat mengurangi biaya, dan lebih cepat mendapatkan hasil dari proyek atau operasional perusahaan yang dilempar ke pihak ketiga atau perusahaan outsource.

Jika suatu operasional perusahaan yang akan dikerjakan meliputi proses produksi, maka in-sourcing yang menjadi pilihan, karena akan menghemat biaya transportasi dan perusahaan memiliki kontrol lebih terhadap proyeknya.

Namun bila dibandingkan keuntungan dan kerugiannya antara pendekatan yang satu dengan yang lain, maka penulis lebih memilih pendekatan out-sourcing. Karena perusahaan tidak perlu berkorban waktu, sumber daya manusia, dan lain sebagainya untuk mengembangkan proyek, dan dapat berkonsentrasi terhadap project yang lainnya. Dan biaya yang jika dikalkulasi secara keseluruhan lebih murah daripada proyek yang dikembangkan dengan menggunakan pendekatan lainnya.

Pemilihan mengenai mana yang akan di gunakan dalam suatu perusahaan, sebenarnya tergantung dari ruang lingkup, budget, resiko, tingkat kegunaan, dan sejauh mana kita memerlukannya. Kalau dilihat dari ruang lingkup, yaitu ruang lingkup perusahaan kita, ruang lingkup area kerja kita, dan ruang lingkup perusahaan kita. Kalau ruang lingkup itu tidaklah terlalu besar dan sangat sederhana, maka jalan insourcing atau adalah langkah yang terbaik yang ada. Tetapi kalau sudah mencakup area yang lebih luas lagi, mungkin outsourcing adalah jalannya, atau juga bisa menggunakan insourcing, sehingga fokus kegiatan bisnis kita bis lebih di fokuskan daripada kita menyibukkan diri untuk mengurusi sesuatu yang membuat kita menjadi kesusahan dalam menjalankan inti bisnis kita.

Dilihat dari budget yang ada, kalau budget yang perusahaan miliki tidak teralu banyak, atau masih kalangan menengah ke bawah, ada baiknya kalau menggunakan insourcing atau selfsourcing, karena tidak terlalu memakan biaya yang begitu besar. Di sebabkan orang-orang yang ada, itu masih berada di dalam 1 perusahaan. Tidak memakan banyak biaya salah satunya biaya gaji atau biaya kerja. Jadi lebih menguntungkan daripada harus menggunakan outsourcing. Dan kalau saja perusahaan tersebut tergolong perusahaan besar, sebaiknya menggunakan tenaga outsourcing karena pengaruhnya bisa lebih besar untuk membantu mengurangi biaya IT tetapi memiliki kualitas kinerja yang baik. Dan dapat membantu perusahaan tersebut untuk lebih fokus dalam mengembangkan inti bisnisnya, tetapi tetap memiliki kualitas ICT yang baik.

Dilihat dari segi resiko dan tingkat kegunaannya, ini tergantung dari bentuk dan kegiatan bisnis perusahaan. Jika resiko yang di hadapi dan tingkat kegunaannya tidak terlalu mengkhawatirkan maka ada baiknya hanya menggunakan insourcing atau selfsourcing. Sehingga tidak terlalu mengurangi biaya untuk masalah IT, tetapi jika resiko yang di hadapi dan tinggkat kegunaan tinggi, sebaiknya menggunakan outsourcing, dengan artian perusahaan dapat lebih konsentrasi dalam menghadapi resiko yang ada, dan perusahaan terlindungi dari segala ancaman, dan tindakan pencurian data dan segalanya. Begitu juga dengan tingkat kegunaan, jika kegunaan dari ICT memang sangat di butuhkan, ada baiknya jika perusahaan menggunakan Outsourcing, sehingga mereka dapat membuat sesuai dengan permintaan dari perusahaan didasarkan kepada pengendalian resiko yang di harapkan. Dikarenakan outsourcing memiliki tenaga yang lebih ahli dalam bidangnya tersebut.

Dan yang terakhir jika di lihat dari keperluannya, cukup bisa di pikir secara logika. Karena jika kegunaan dari ICT tidak terlalu penting atau biasa saja, maka insourcing  sudahlah cukup untuk menjalankan permintaannya tersebut, tetapi jika keperluan akan ICT dikatakan sangat membantu, maka tenaga outsourcing memang menjadi pilihan terbaik. Dikarenakan mereka memang ahli didalamnya. Tenaga outsourcing memiliki keahlian tersendiri dikarenakan bidang yang mereka hadapi memang berada pada daerah itu juga. Sehingga sebaiknya pilihan jatuh kepada outsourcing. Mana yang lebih baik, tidaklah menjadi pertanyaan bagi perusahaan. Tetapi faktor-faktor diataslah yang menentukan mana yang menjadi pilihan terbaik perusahaan. Juga bukan hanya tergantung itu saja, untuk bagian outsourcing, perlu di perhatikannya bentuk kontrak kerjasama yang di buat. Agar kinerja dan kualitas kerja dari pihak vendor outsourcing dapat seperti yang kita harapkan.

Di lain pihak, kesuksesan perusahaan memerlukan dukungan penuh dari top management dan matangnya IT governance di internal perusahaan tersebut. Dukungan penuh dan matangnya IT governance menempatkan unit IT mereka lebih fokus pada urusan ITBM (information technology business management) dan ITSM (information technology services management) dibandingkan urusan-urusan teknis seperti misalkan pembangunan, pengembangan dan perawatan.

Dengan dipimpin seorang Direktur IT maka sangatlah wajar jika IT governance di dalam organisasi tersebut memiliki peran yang sangat strategis dalam membentuk setiap kebijakan dan obyektif perusahaan.

Secara keseluruhan dapat disimpulkan dari sis efisiensi dan efektifitas outsourcing merupakan pilihan yang paling tepat untuk pengembangan IT perusahaan untuk meningkatkan keunggulan kompetitifnya.

DAFTAR PUSTAKA

http://www.globalservicesmedia.com/BPO/F-and-A-Outsourcing/Weighing-the-Benefits-of-IT-Insourcing/23/8/9385/GS10030268117

http://www.enterpriseinnovation.net/content/benefits-it-insourcing?page=0%2C1

https://rivafauziah.wordpress.com/2008/01/26/it-outsourcing/#comment-5000

http://www.maestroglobal.info/effisiensi-dan-penghematan-biaya-melalui-it-outsourcing/comment-page-1/#comment-52

http://yohanesbw.blog.binusian.org/2009/11/24/insourcing-selfsourcing-outsourcing/

http://www.masjoe.com/the-best-reasons-for-your-to-outsource-web-design.html

http://www.biskom.web.id/2008/07/22/outsourcing-solusi-sistem-informasi-masa-depan.bwi

http://pakpid.wordpress.com/2010/01/05/self-sourcing-in-sourcing-and-out-sourcing/

http://ferry1002.blog.binusian.org/?p=128

http://triatmono.wordpress.com/2007/11/28/best-practice-it-outsourcing/#comment-205377

http://rahard.wordpress.com/2006/12/15/outsourcing-di-indonesia-2007/

http://www.setiabudi.name/archives/1141

http://www.setiabudi.name/archives/361

http://lianna.blog.binusian.org/2010/01/09/74/

http://www.oastera.com/outsourcing-partner/

http://www.google.co.id/url?sa=t&source=web&cd=51&ved=0CCIQFjAAODI&url=http%3A%2F%2Fariswan.wordpress.com%2F2008%2F05%2F23%2Foutsourcing-sebagai-solusi-dunia-usaha%2F&ei=BOY1TNfwEY-3rAe49snZAw&usg=AFQjCNGJHsJsKn4sk1wFs44OQLATe55v_Q

Jawaban Ujian Akhir Triwulan Sistem Informasi Manajemen – Take Home

Apa yang membedakan pengembangan software dengan pengembangan sistem informasi? Jelaskan!

Pengembangan Software

Sebuah metodologi pengembangan perangkat lunak (software) mengacu pada kerangka yang digunakan untuk struktur, merencanakan, dan mengontrol proses pengembangan sistem informasi. Berbagai kerangka tersebut telah berkembang selama bertahun-tahun, masing-masing dengan kekuatan sendiri diakui dan kelemahan. Satu sistem metodologi pengembangan yang belum tentu cocok untuk digunakan oleh seluruh proyek. Setiap metodologi yang tersedia sangat cocok untuk jenis proyek tertentu, berdasarkan berbagai teknis, proyek organisasi, dan pertimbangan tim.

Kerangka metodologi pengembangan perangkat lunak terdiri dari:

  1. Sebuah filosofi pengembangan perangkat lunak, dengan pendekatan atau pendekatan dari proses pengembangan perangkat lunak
  2. Beberapa alat, model dan metode, untuk membantu dalam proses pengembangan software.

Pendekatan pembangunan software yang dapat digunakan:

Prototyping

Prototyping paradigma dimulai dengan pengumpulan kebutuhan. Pengembang dan pelanggan bertemu dan mendefinisikan obyektif keseluruhan dari software, mengidentifikasi segala kebutuhan yang diketahui, dan area garis besar dimana definisi lebih jauh merupakan keharusan kemudian dilakukan “perancangan kilat”. Perancangan kilat berfokus pada penyajian dari aspek – aspek software tersebut yang akan nampak bagi pelanggan atau pemakai (contohnya pendekatan input dan format output). Perancangan kilat membawa kepada konstruksi sebuah prototipe. Prototipe tersebut dievaluasi oleh pelanggan/pemakai dan dipakai untuk menyaring kebutuhan pengembangan software.

Spiral

Model spiral (spiral model) adalah model proses software yang evolusioner yang merangkai sifat iteratif dari prototipe dengan cara kontrol dan aspek sistematis. Model ini berpotensi untuk pengembangan versi pertambahan software secara cepat. Di dalam model spiral, software dikembangkan di dalam suatu deretan pertambahan

Model spiral dibagi menjadi sejumlah aktifitas kerangka kerja, disebut juga wilayah tugas, di antara tiga sampai enam wilayah tugas, yaitu :

Komunikasi Pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun komunikasi yang efektif di antara pengembangan dan pelanggan.

Perencanaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk mendefinisikan sumber – sumber daya, ketepatan waktu, dan proyek informasi lain yang berhubungan.

Analisis Risiko

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk menaksir risiko – risiko, baik manajemen maupun teknis.

Perekayasaan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk membangun satu atau lebih representasi dari aplikasi tersebut.

Konstruksi dan peluncuran

Tugas – trugas yang dibutuhkan untuk mengkonstruksi, menguji, memasang (instal) dan memberikan pelayanan kepada pemakai (contohnya pelatihan dan dokumentasi).

Evaluasi pelanggan

Tugas – tugas yang dibutuhkan untuk memperoleh umpan balik dari pelanggan dengan didasarkan pada evaluasi representasi software, yang dibuat selama masa perekayasaan, dan diimplementasikan selama masa pemasangan.

Water falls

Model air terjun adalah proses pembangunan berurutan, dimana pembangunan dilihat sebagai terus mengalir ke bawah (seperti air terjun) melalui tahap analisis kebutuhan, desain, penerapan, pengujian (validasi), integrasi, dan pemeliharaan.

Prinsip dasar model air terjun adalah:

  • Proyek dibagi menjadi fase yang berurutan, dengan beberapa tumpang tindih dan splashback diterima antara fase.
  • Penekanan adalah pada perencanaan, jadwal waktu, tanggal target, anggaran dan pelaksanaan seluruh sistem pada satu waktu.
  • Kontrol ketat dijaga selama umur proyek melalui penggunaan dokumentasi tertulis yang luas, serta melalui review dan persetujuan formal / signoff oleh pengguna dan manajemen teknologi informasi yang terjadi pada akhir fase yang paling sebelum memulai tahap berikutnya.

Pengembangan Sistem Informasi:

Pengembangan sistem informasi sering disebut sebagai proses pengembangan sistem (System Development). Pengembangan sistem didefinisikan sebagai aktivitas untuk menghasilkan sistem informasi berbasis komputer untuk menyelesaikan persoalan (problem) organisasi atau memanfaatkan kesempatan (opportunities) yang timbul

Metodologi pengembangan Sistem dipromosikan sebagai sarana untuk meningkatkan pengelolaan dan pengendalian proses pengembangan perangkat lunak, penataan dan menyederhanakan proses, dan standarisasi proses pengembangan dan produk dengan menentukan kegiatan yang harus dilakukan dan teknik yang digunakan.

http://www.andrews.edu/~vyhmeisr/papers/sdm.html

http://en.wikipedia.org/wiki/Software_development_methodology#Waterfall_model

Apa yang saudara ketahui tentang ERP (reenterprice resource planning) dan bagaimana implementasi sistem informasi yang berbasiskan ERP. Jelaskan!

Apakah ERP?

Secara garis besar, ERP bisa digambarkan sebagai perkakas manajemen yang menyeimbangkan persediaan dan permintaan perusahaan secara menyeluruh, berkemampuan untuk menghubungkan pelanggan dan supplier dalam satu kesatuan rantai ketersediaan, mengadopsi proses-proses bisnis yang telah terbukti dalam pengambilan keputusan, dan mengintegrasikan seluruh bagian fungsional perusahaan; sales, marketing, manufacturing, operations, logistics, purchasing, finance, new product development, dan human resources. Sehingga bisnis dapat berjalan dengan tingkat pelayanan pelanggan dan produktifitas yang tinggi, biaya dan inventory yang lebih rendah, dan menyediakan dasar untuk e-commerce yang efektif.

Dari semua pengembangan teknologi sistem informasi dewasa ini, satu sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan adalah Enterprise Resource Planning atau ERP. ERP adalah suatu paket piranti lunak (software) yang dapat memenuhi kebutuhan suatu perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut. Sistem aplikasi ERP adalah salah satu sistem informasi yang tercanggih yang bisa didapatkan pada awal abad 21 ini. Untuk dapat mengadopsi teknologi ERP, suatu perusahaan tidak jarang harus menyediakan dana dari ratusan juta hingga milyaran rupiah. Dana sebesar itu harus disediakan untuk investasi paket software ERP, hardware berupa server dan desktop, database dan operating sistem software, high performance network, hingga biaya konsultasi untuk implementasi. Meskipun dihalangi oleh biaya investasi yang besar, banyak perusahaan di dunia dan tidak terkecuali di Indonesia seperti berlomba-lomba untuk mengadopsi sistem informasi ini. Hal ini karena paket software ERP yang diimplementasikan secara baik akan menghasilkan ”return” terhadap investasi yang layak dan dalam waktu cepat. Karena ERP menangani seluruh aktivitas dalam organisasi, membawa budaya kerja baru dan integrasi dalam organisasi. mengambil alih tugas rutin dari personel dari tingkat operator hingga manajer fungsional, sehingga memberikan kesempatan kepada sumber daya manusia perusahaan untuk berkonsentrasi dalam penanganan masalah yang kritis dan berdampak jangka panjang. ERP juga membawa dampak penghematan biaya (cost efficiency) yang signifikan dengan adanya integrasi dan monitoring yang berkelanjutan terhadap performance organisasi. Secara implisit ERP bukan hanya suatu software semata, namun merupakan suatu solusi terhadap permasalahan informasi dalam organisasi. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai aplikasi sistem informasi berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.

ERP merupakan suatu sistem yang terintegrasi, sehingga sistem ERP mampu memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit bisnis lain dalam organisasi. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, ERP sistem dapat mendorong ke arah kemampuan pengambilan keputusan yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif. Sehingga keputusan yang dihasilkan tersebut dapat saling mendukung proses operasional perusahaan atau organisasi.

http://www.midas-solusi.com/knowledge-space,en,detail,64,apa-itu-erp-%28enterprise-resource-planning%29

Implementasi ERP

Dalam implementasi ERP dibutuhkan orang-orang yang bisa menterjemahkan bahasa2 bisnis menjadi bahasa2 teknikal. Karena umumnya yang terlibat adalah orang internal perusahaan yang belum pernah melakukan hal yang sama sebelumnya, maka diperlukan konsultan. Dengan adanya konsultan plus project manager yang bekerja sama dengan orang internal perusahaan, maka SCOPE yang sudah disetujui bersama dapat dilaksanakan dengan menggunakan METODOLOGI yang tepat sehingga tujuan proyek dapat tercapai.. Konsultan sering adalah orang yang juga mengetahui teknikal sampai detil. Disitu pun ada pembagian tugasnya, ada konsultan yang fokus pada functional, ada yang fokus pada teknikal. Pada proyek ini, software hanyalah salah satu komponen di dalam proyek. Hal lainnya yang justru paling penting adalah manusianya: user, manajernya sampai top manajemennya. Tidak heran kalau semua level perlu terlibat di dalamnya. Komunikasi antara semua level harus terjalin dengan benar dan baik. Termasuk prosedur eskalasinya, jika ada issue dan masalah.
Secara sederhana, setelah proyek dimulai, ada beberapa lapisan penting yang perlu ditangani dan ditindak-lanjuti. Dituliskan di bawah ini:
1.      Infrastruktur: mulai dari hardware, server, network, printer dan berbagai alat teknologi lainnya.
2.      Struktur organisasi: ini menggambarkan bentuk organisasi setelah ERP go-live. Selalu ada perubahan yang dibutuhkan.
3.      Master data: tanpa data yang bersih, sistem tidak akan berjalan dengan baik. Istilahnya garbage in, garbage out.
4.      Proses bisnis: proses yang mengikuti practice yang benar (bukan yang ngawur) yang kemudian diterjemahkan menjadi prosedur dan instruksi kerja bagi setiap staff.
5.      Report dan forms: semua yang menyangkut print out, dokumen legal bisnis dan laporan untuk digunakan oleh manajemen dalam menjalankan perusahaan.
6.      Otorisasi: ini menyangkut pembagian tugas, siapa yang melakukan apa. Tidak semua orang diperbolehkan melakukan semua hal di dalam sistem.
Kalau keenam point penting itu dapat disejalankan dan diselesaikan dalam proyek implementasi plus berbagai hal yg sudah disebutkan di atas, maka besar kemungkinan proyek itu akan berhasil.
Berikut contoh implementasi ERP pada PT Semen Gresik

Latar Belakang Implementasi

PT. Semen Gresik adalah perusahaan bergerak di industri semen, yang didirikan sejak tahun 1957. Bicara soal semen, orang mungkin langsung mengasosiasikannya dengan truk pengangkut, adukan, dan tukang-tukang bangunan. Namun, bagi manajemen PT Semen Gresik, urusan semen juga identik dengan sistem informasi yang kompleks dan rantai pasok yang mesti terintegrasi. Dengan kata lain, bisnisnya perlu ditangani dengan bantuan teknologi informasi (TI) yang memadai. Semuanya akan menjadi lebih simpel dengan diterapkannya sistem TI yang terintegrasi dan mutakhir.

Pada bulan Juni tahun 2001, ERP mulai diaplikasikan untuk mendukung bisnis proses yang ada di Semen Gresik dengan penerapan pertama kali dilakukan di bagian finansial. Dengan berjalannya waktu, implementasi dilakukan di bagian penjualan dan kemudian di bagian manufakturing.

Ada beberapa hal yang melatar belakangi Semen Gresik untuk mengimplementasikan ERP (Garside, 2004), yaitu :

  1. Kebutuhan ‘Back Bone System’ yang kuat dan mampu memberikan informasi yang relevan dan tepat waktu.
  2. Kebutuhan integrasi sistem informasi Semen Gresik Group (SSG) guna mendapatkan sinergi yang lebih optimal.

Faktor-faktor yang mendorong adanya kebutuhan integrasi tersebut diantaranya adalah :

  • Bergabungnya Semen Tonasa dan Padang sebagai subsidiary Semen Gresik (distributor) Semen Gresik tersebar di wilayah Jawa-Bali sehingga membutuhkan sistem tersentralisasi untuk pengiriman ordernya agar order dapat segera diproses dan dipenuhi.
  • Jaringan distribusi Semen Gresik memiliki dua pabrik, dua puluh tiga gudang penyangga, seratus dua puluh distributor dan empat puluh Ekspeditur. Order dari distributor dapat dipenuhi dari pabrik maupun gudang penyangga sehingga perlu sistem informasi yang terintegrasi diantara pabrik, gudang dan distributor.
  • Jaringan pengiriman semen sangat kompleks dan melibatkan Ekspeditur untuk menyelenggarakan jasa transportasi di Semen Gresik, menyebabkan kebutuhan untuk mengintegrasikan informasi-informasi yang berkaitan dengan pengiriman barang terutama dengan pihak Ekspeditur.

Semen Gresik sebenarnya telah menggunakan aplikasi buatan sendiri (in-house development) berbasis program Foxbase dan database Sybase sejak 1989. Sayangnya, aplikasi-aplikasi yang digunakan hanya untuk menunjang operasional bisnis di tingkat departemen/bagian, dan belum terintegrasi antara satu dan lainnya. Dalam perjalanannya, sistem tersebut tidak bisa mengakomodasi kebutuhan perusahaan — khususnya para user — yang dari waktu ke waktu terus berkembang. Jadi, perkembangannya di-drive oleh para user. Dan dalam praktiknya, tenaga TI memang bisa mengembangkan sesuai kebutuhan mereka. Karena itu, manajemen PT. Semen Gresik akhirnya memutuskan mencari solusi baru yang lebih powerful dan bisa terintegrasi dari hulu ke hilir. Manajemen Grup Semen Gresik sangat berkeinginan memiliki sistem informasi yang bisa dipakai untuk menunjang aspek operasional, taktis bahkan strategis. Sistem itu juga harus mampu menciptakan kemudahan, kecepatan dan kenyamanan bagi mata rantai bisnis di lingkungan perusahaan: pemasok, pelanggan, tiap departemen dan unit-unit di lingkungan Grup Semen Gresik, serta stakeholder lainnya. Untuk merealisasikannya, pada Oktober 2000 dibentuklah Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik.

Proses Implementasi

Berikut ini adalah tugas Tim Proyek Sistem Informasi Grup Semen Gresik :

  • Mendefinisikan rencana proyek yang realistis dan melaksanakan perubahan proses bisnis sesuai tujuan perusahaan.
  • Melaksanakan tahap-tahap pengembangan dan penerapan sistem dengan sebaik-baiknya, sesuai dengan target waktu yang ditentukan.
  • Mengusulkan penunjukan konsultan dan penetapan platform Sistem Informasi Perusahaan.
  • Menyusun rencana anggaran dan melaporkan realisasi biaya proyek.
  • Melaksanakan pengadaan barang dan jasa dalam batas-batas tertentu yang ditetapkan oleh direksi.
  • Membuat laporan manajemen secara berkala dan menyusun dokumentasi proyek.

Setelah melalui proses cukup panjang — memakan waktu hampir 1,5 tahun — Semen Gresik akhirnya memutuskan memakai solusi ERP JD Edwards. Alasannya, solusi ini merupakan solusi Best Practice, serta cukup fleksibel dan mudah diimplementasikan. Bahkan, beberapa pemain semen terbesar di dunia menggunakan solusi ini, seperti Lafarge, Cemplank, Argos, Cockburn Cement, Cruz Azul, Calme Cementi, Ferrobeton.

Sebelum diimplementasi, Tim Proyek meneliti lebih jauh calon user (stakeholder analysis) selama hampir empat bulan. Salah satu tujuannya: mengetahui sejauh mana tanggapan dan apresiasi mereka terhadap sistem baru yang akan segera diimplementasi. Hasilnya, beberapa calon user di sejumlah departemen memang ada yang menunjukkan resistensi terhadap perubahan, namun secara umum banyak yang menerima terhadap solusi ini.

Proses selanjutnya adalah perusahaan membeli beberapa perangkat hardware yang mendukungnya. Pada saat yang hampir bersamaan, perusahaan membangun jaringan LAN/WAN ke seluruh cabang hingga ke gudang-gudang yang tersebar di beberapa lokasi dan proses ini saja memakan waktu hingga dua tahun.

Proses implementasi modul-modul ERP ini, dimulai pada November 2000. Modul Maintenance, Inventory dan Purchasing bisa go live Oktober 2001. Menyusul kemudian modul Finance pada Januari 2002, dan terakhir modul Sales Order & Transportation bisa diselesaikan pada Juli 2002.

Proses impelementasinya dilakukan secara bertahap atas pertimbangan efektivitas. Pada fase ini, Semen Gresik dibantu oleh konsultan Berca Hardaya Perkasa dan Praweda. Ada sekitar 60 orang yang terlibat pada fase ini: 10 tenaga TI, dan sisanya terdiri dari para user dari berbagai departemen. Hal yang paling rumit terjadi adalah pada saat implementasi modul Sales Order & Transportation karena untuk modul ini, para user-nya tidak hanya dari kalangan internal, tapi juga berbagai mitra bisnis, seperti para buyer (distributor), toko-toko, dan perusahaan ekspeditur/transporter (pengangkut semen) yang jumlahnya sekitar 100 dan tersebar dari Serang, Madura hingga Bali. Sehingga kendalanya justru terletak pada sisi SDM-nya, bukan pada sistemnya. Oleh karena itu, sebelum implementasi, dilakukan proses sosialisasi. Antara lain, dengan mengumpulkan seluruh distributor dan memberikan briefing kepada mereka. Setelah proses implementasi selesai, dilanjutkan dengan tahap internalisasi (bersifat teknis): tim TI Semen Gresik mendatangi para distributor di tiap daerah satu per satu.

PT. Semen Gresik harus mengeluarkan dana sekitar Rp 46 miliar lebih. Namun, biaya sebesar itu tidak hanya diperuntukkan bagi pembangunan sistem dan infrastruktur di Semen Gresik, tapi juga mencakup Semen Padang dan Semen Tonasa.

Anggaran Implementasi ERP di Grup Semen Gresik:

a. Perangkat lunak JD Edwards termasuk lisensi: Rp 7,3 miliar.

b. Perangkat keras (server & client), Database dan Jaringan: Rp 30 miliar.

c. Jasa Konsultan: Rp 5,2 miliar.

d. Pendidikan dan Latihan: Rp 2,9 miliar.

e. Umum & Administrasi: Rp 800 juta.

f. Tata Ruang: Rp 400 juta.

Dalam mengimplementasikan ERP di Semen Gresik, beberapa aspek teknis yang dilakukan oleh departemen Information Technology (IT) diantaranya :

1. Mengimplementasikan sofware J.D.Edwards

2. Membangun sistem jaringan komputer (LAN/WAN)

3. Membangun infrastruktur server dan database

4. Membangun tata ruang sistem informasi

5. Menyusun dokumentasi sistem.

Sedangkan aspek non teknis yang dipertimbangkan oleh departemen IT pada khususnya serta perusahaan pada umumnya dalam menyongsong implementasi ERP adalah :

  1. Komitmen manajemen agar implementasi berhasil sehingga yang dipertimbangkan tidak lagi apakah Software tersebut yang ”The Best”.
  2. Proses mapping dilakukan karena bisnis proses J.D.Edwards ternyata tidak sama dengan bisnis proses yang dijalankan Semen Gresik. Dari proses mapping ini ada dua kemungkinan yaitu bisnis proses semen Gresik mengikuti J.D.Edwards atau sebaliknya. Tahap selanjutnya yang dilakukan adalah mengkaji efek dalam jangka panjang dan pendek terhadap pemilihan bisnis proses yang akan dipakai. Sebagai contoh proses pengadaan barang diputuskan oleh Semen Gresik untuk mengikuti bisnis proses J.D.Edwards.
  3. Perubahan bisnis proses dan implementasi ERP menyebabkan perubahan-perubahan dalam struktur organisasi berupa bertambahnya job discription dan unit-unit kerja baru yang berfungsi untuk mendukung implementasi ERP.
  4. Aplikasi ”Change Management” untuk mengelola perubahan-perubahan yang terjadi dengan adanya implementasi ERP.

http://rizki-inspirations.blogspot.com/2009/01/implementasi-erp-pada-pt-semen-gresik.html

Seringkali terjadi suatu kesalahan besar yang berakibat fatal pada organisasi, ketika mereka melakukan pengalihan dari suatu sistem lama ke sistem yang baru. Jelaskan mengapa fenomena ini terjadi! Jelaskan pula berbagai cara dalam pengkoversian sistem, dengan berbagai asumsinya agar kesalahan tersebut tidak terjadi. Jelaskan !

Fenomena terjadi karena :

  1. Sistem yang dikembangkan tidak atau kurang sesuai dengan keinginan user, karena proses investigasi ,analisa  design  sistem yang dikembangkan kurang tajam.
  2. Adanya perilaku yang  cenderung menolak atau sulit menerima setiap perubahan dalam organisasi perusahaan, khususnya yang sistem informasi  baru yang memerlukan peningkatan pengetahun dan keterampilan.
  3. Adanya kekhawatiran dari karyawan perusahaan apabila sistem informasi baru  (komputerisasi)  diimplementasikan akan terjadi ‘lay-off’ karyawan perusahaan.  (pengurangan pegawai)..
  4. Tidak dibarengi dengan  ‘business re-engineering process’, sehingga sistem komputerisasi kurang memberikan dampak effisiensi dan efektivitas yang maksimal bagi perusahaan.
  5. Perencanaan aktivitas implementasi tidak dipersiapkan secara comprehensive dan integrated yang  meliputi aktivitas :

a)      Hardware, software and services acquisition

b)      Software development  or modification

c)      End user training

d)      System documentation

e)      Conversion methode : pilot project,  paralllel cut-over, phase-in cut over, direct cut over (plunge).

Cara melakukan konversi sistem lama ke sistem baru baik agar kesalahan  tidak terjadi, yaitu sebagai berikut :

  1. Sistem yang dikembangkan harus  sesuai dengan kebutuhan dan keinginan user.
  2. User training diberikan secara lengkap, terpadu, mudah difahami oleh end user dan harus menarik
  3. Komputerisasi perlu dibarengi dengan ‘bussiens re-engineering process;, agar terjadi effisisiensi dan effektivitas operasi dalam perusahaan.
  4. Conversion methode harus ditetapkan sedemikan rupa sehingga tidak menyulitkan bagi user di lapangan. Sebagai contoh hindari proses palallel-run  yang terlalu lama, karena akan menyulitkan user, dan kalau dimungkinkan menerapkan secara langsung ‘phase – in  methode’  atau tanpa melalui proses paralallel atau ‘plunge methode’  , dengan catatan system test dan user acceptance test dilakukan secara ketat.

Didalam suatu sistem (khususnya sistem informasi) hal-hal yang perlu diperhatikan  untuk melaksanakan konversi sistem adalah sbb :

  • Infrastruktur  SI : Berupa satu set sistem hardware dan software.
  • Data : Merupakan kumpulan data-data yang ada baik berupa data histori (backup data) maupun data yang sedang digunakan. Biasanya data-data diorganisasikan menjadi data yang bersifat master , data yang bersifat transaksional dan data-data pendukung (seperti table-table nama bulan, nama perusahaan, dll).
  • People : Orang-orang yang terlibat didalam sistem tersebut, seperti pengguna, operator, sistem administrator, dll.
  • Prosedur : Merupakan tata cara kerja untuk mengatur orang-orang yang terlibat di sistem dalam menggunakan seluruh sumber daya sistem, sehingga dapat dicapai tujuan yang dikehendaki.
  • Features : Merupakan fasilitas-fasiltas yang diberikan oleh sistem kepada user, dapat berupa fasilitas dari operating system (backup facility, monitoring system statistic, dll) atau dari aplikasi (seperti didalam aplikasi perbankan fasilitas dapat menghitung pendapatan bunga, dapat melaksanakan pembatalan transaksi, dll).

Pada konversi sistem sering terjadi didalam pelaksanaanya tidak melihat seluruh aspek seperti tersebut diatas, sehingga menimbulkan beberapa masalah, bahkan sering pula terjadi akhirnya konversi gagal (balik ke sistem lama). Beberapa permasalahan yang umum terjadi biasanya berupa :

  • Infrastruktur SI :
    • Tidak melihat adanya kebutuhan baru (baik hardware maupun software) didalam sistem baru, seperti adanya kebutuhan hardware / software yang sebelumnya tidak ada, kebutuhan perubahan kapasitas hardware (hardisk, memori, processor, dll), dll.
    • Tidak memeriksa kompabilitas sistem yang terpasang seperti versi operating system sudah tidak mendukung, protocol yang digunakan tidak match dengan sistem baru (berupa prosedur untuk hubungan antar subsistem dan message format yang digunakan), beberapa pheriperal (system printer, validasi printer, passbook printer, dll) tidak dapat digunakan (tidak compatible didalam interface fisik ataupun logic), dll.
    • Tidak memperhatikan kebutuhan cabling system yang baru seperti sistem lama menggunakan RS232 cukup dengan 4 kawat, menjadi 25 kawat,  dulunya dengan interface RS232 / V24 menjadi V35, dulunya dengan cable coaxial menjadi dengan UTP Category 5, dll.
    • Tidak memperhatikan kebutuhan sistem sumber daya listrik seperti power plug dengan british type (kaki tiga) dulunya kaki 2, membutuhkan power plug dengan koneksi legrand, dulunya sistem membutuhkan single phase untuk yang baru membutuhkan 3 pahse, kapasitas daya yang terpasang tidak mencukupi, dll.
    • Data :
      • Tidak melaksanakan analisa antara data yang lama dan yang baru (data maping) sehingga didalam konversi data banyak terjadi kesalahan atau kegagalan (tidak dapat dikonversi).
      • Tidak melaksanakan pembersihan data lama (data clean up) dari data-data yang masih salah, tidak konsisten, tidak perlu ada, dll.
      • Tidak membuat tool-tool untuk konversi data sehingga hampir seluruhnya dilaksanakan dengan cara manual, akibatnya prosesnya terlalu lama sehingga oleh user proses konversi ditolak (mengganggu operasi sehari-hari, biasanya ada batas  waktu sistem boleh down).
      • People :
        • Tidak memeriksa adanya kebutuhan SDM dengan kwalifikasi tertentu akibat adanya sistem yang baru sehingga didalam operasi sehari-hari masih sangat tergantung pada fihak luar.
        • Tidak melaksanakan training dengan baik bagi para user, sehingga didalam mengoperasikan sistem baru para user mengalami kesulitan.
        • Kurang didalam mensosialisasikan sistem baru, sehingga user enggan (terdapat reluktansi) didalam menggunakan sistem baru (biasanya orang perlu mempunyai alasan didalam benaknya untuk berpindah ke suatu sistem yang lain dari yang sudah ada).
        • Terlalu banyaknya kebiasaan yang sudah terlanjur lama dilaksanakan tiba-tiba harus dirubah, hal ini biasanya menimbulkan keengganan bagi para user.
        • Kurangnya komitmen dari manajemen, sebab walaupun sudah dilaksanakan sosialisasi dengan baik biasanya masih ada beberapa orang yang menolak kehadiran sistem baru, untuk itu didalam hal ini perlu adanya ketegasan dari fihak manajemen.
        • Prosedur :
          • Tidak memperhatikan adanya sistem baru menyebabkan terjadinya perubahan prosedur yang memerlukan adanya pos jabatan baru. Sementara didalam pelaksanaan konversi tidak dilaksanakan perubahan organisasi kerja.
          • Kurang teliti didalam mempelajari prosedur baru sehingga sulit dilaksanakan dilapangan.
          • Ada prosedur baku yang tidak dapat dihilangkan (baik karena alasan keamanan, adanya regulasi dari fihak eksaternal, dll), yang tidak di support oleh sistem baru.
        • Features :
          • Terlalu banyaknya perbedaan fasilitas-fasilitas yang diberikan oleh sistem maupun aplikasi baru dibandingkan sistem dan aplikasi lama. Hal ini khususnya dari titk pandang user apabila mereka sudah merasakan manfaat yang besar di fasilitas lama akan enggan menggunakan sistem baru atau mengangggap bahwa sistem baru kurang baik.
          • Kadang-kadang belum tentu semua fasilitas di sistem baru akan lebih baik dari sistem lama, hal ini biasanya jadi titik lemah dari sistem tersebut sehingga sering kali hal ini dijadikan alasan untuk menolak adanya sistem baru tersebut.
          • Tidak mampunya para pengembang sistem baru untuk membatasi ekspektasi dari user, sehingga permintaan-permintaan yang timbul tidak dapat diakomodasi.

Jelaskan urgensi dari aspek maintainaibility dalam pengembangan software untuk menunjang sistem inofrmasi?

Aspek maintainability/pemeliharaan meliputi kegiatan pemoitoran, evaluasi, dan modifikasi sistem untuk membuat perbaikan yang diperlukan.  Tahap ini merupakan peninjauan pasca implementasi agar sistem yang dikembangkan sesuai dengan spesifikasi sistem yang ingin dibangun.  Kesalahan dalam pengembangan atau penggunaan sistem dapt dikoreksi dalam tahap ini.  Pemeliharaan ini juga meliputi perbaikan jika ada perubahan lingkungan eksternal.